Privacy verklaring (AVG)

Inleiding
In deze privacyverklaring kunt u vinden hoe The Dogeffect omgaat met privacygevoelige gegevens. U kunt hierbij denken aan de aard van de gegevens, de manier waarop deze informatie bewaard wordt en voor hoe lang deze informatie bewaard wordt.

The Dogeffect
The Dogeffect is een praktijk voor coaching, training en therapie, waarbij de inzet van honden vaak deel uit maakt van het traject of de activiteit. Jong en oud zijn bij ons welkom, evenals groepen, families en individuen. The Dogeffect streeft er naar dat mensen zich binnen een traject of activiteit ontwikkelen, door het opdoen van inzichten en het oefenen met vaardigheden.

Belangrijke gegevens
Locatie: Leeuwerikstraat 16, 7051 XG Varsseveld
E-Mailadres: info@thedogeffect.nl
Website: www.thedogeffect.nl
Kvk-nummer: 65417305
BTW-nummer: NL163598320B01

Verwerking van persoonsgegevens
The Dogeffect verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens die:
• door de betrokkene zelf worden verstrekt tijdens een face-to-face gesprek, telefonisch of digitaal (via e-mail, WhatsApp of via het contactformulier op de website). In het geval van een traject waarbij stichting Dutch Assistance Dogs betrokken is, worden gegevens ook verwerkt die zijn verkregen via Workplace.
• met toestemming van de betrokkene worden opgevraagd bij andere hulpverleners.
• met toestemming van de betrokkene zijn verkregen door middel van video-, foto-, of geluidsopnames.

Vimexx, het hostingbedrijf achter www.thedogeffect.nl, kan de volgende gegevens verwerken:
• NAW-gegevens
• e-mail adressen
• bedrijfsgegevens (o.a. BTW-identificatienummers)
• IP-adressen
• overige mogelijke categorieën van niet bijzondere persoonsgegevens.
In een verwerkingsovereenkomst met Vimexx is vastgelegd dat uitsluitend gegevens verwerkt worden die noodzakelijk zijn voor het juist uitvoeren van de overeenkomst tussen Vimexx en The Dogeffect. De informatie zal niet voor andere doeleinden gebruikt worden, dan waarvoor deze zijn verkregen (de hosting van de website en e-mail), zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht, zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.

Doel gegevens
The Dogeffect bewaard gegevens om met u in contact te kunnen blijven, wanneer er sprake is van een behandelovereenkomst, of er mondeling of schriftelijk overleg plaatsvindt om (mogelijk) een (behandel)overeenkomst aan te gaan. Ook worden de gegevens bewaard die nodig zijn voor het opstellen van facturen, wanneer er sprake is van een overeenkomst. In veel gevallen worden gegevens bewaard in verband met dossiervorming. De gegevens worden verwerkt, omdat ze een toegevoegde waarde hebben bij het uitstippelen van het verdere (behandelings)traject.

Rechtsgrond
The Dogeffect verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
• Toestemming van de betrokken persoon.
Wanneer dit van toepassing is, heeft u hierover een toestemmingsformulier ondertekend. Toestemming kan ten alle tijden ingetrokken worden.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
Dit gaat over gegevens die noodzakelijk zijn om u de diensten te kunnen leveren, die vermeld staan in de overeenkomst die wij met u aangaan.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
Dit gaat over gegevens die The Dogeffect moet verwerken om te voldoen aan eisen van de belastingdienst en de sociale verzekeringsbank.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.
Deze grondslag is pas van toepassing wanneer er ernstige zorgen zijn omtrent uw gezondheid en u niet in staat bent hier zelf (verantwoorde) beslissingen over te nemen.
• Voor de gegevensverwerking is een gerechtvaardigd belang.
Deze grondslag is van toepassing wanneer het verwerken van gegevens u niet meer schaadt, dan dat het verwerken ervan een praktisch nut heeft. Hierbij kunt u denken aan het noteren van een telefoonnummer om contact met u op te kunnen nemen over een afspraak.

De ontvangers van gegevens
The Dogeffect is een eenmansbedrijf. Dit betekent dat de gegevens die u verstrekt bij de eigenaresse van The Dogeffect (Sabine van Westerop) terecht komen. Wanneer u de website bezoekt, een mail stuurt naar het e-mailadres van The Dogeffect of een bericht achterlaat op het contactformulier, dan komen de gegevens op de mailserver van Vimexx terecht, die de hosting verzorgd.
De website van The Dogeffect maakt geen gebruik van cookies.

Opslagperiode
Persoonsgegevens worden bewaard, zolang er sprake is van een overeenkomst. Een overeenkomst is afgerond wanneer er geen sprake meer is van -de intentie voor- een vervolgafspraak en alle facturen zijn voldaan. Vanwege administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens 7 jaar te bewaren.

Uw rechten
Als klant heeft u bepaalde rechten, als het gaat om uw privacy. De rechten zullen hieronder benoemd worden.
• U heeft recht op inzage van gegevens die tot u betrekking hebben. Dit betekent dat The Dogeffect u gegevens laat inzien of deze naar u opstuurt, wanneer u hierom vraagt.
• U heeft het recht op rectificatie. Wanneer gegevens fout zijn doorgegeven of verwerkt, zal The Dogeffect deze veranderen, wanneer u hierom vraagt.
• U heeft recht op het indienen van een klacht. Heeft u het idee dat The Dogeffect niet zorgvuldig omgaat met uw gegevens, dan horen wij dat graag zodat wij de nodige aanpassingen kunnen doen. U kunt een mail sturen naar: info@thedogeffect.nl. Wanneer wij er niet uitkomen, kunt u uw klacht indienen via ‘Autoriteit Persoonsgegevens’.
• U heeft recht op overdracht. Wanneer u besluit met een andere partij dan The Dogeffect in zee te gaan, dan zal The Dogeffect uw gegevens overdragen, wanneer u hierom vraagt.
• U heeft het recht om het gebruik van gegevens stop te zetten. The Dogeffect zal niet langer gebruik maken van uw gegevens, als u hierom vraagt.

Verplichte gegevens
Er zijn gegeven die The dogeffect moet ontvangen om zijn werk te kunnen doen. Hieronder kunt u vinden welke gegevens, waarvoor, nodig zijn:

Contactformulier website
Wanneer u ons een bericht stuurt door middel van het contactformulier op de website, hebben wij uw e-mailadres nodig. Met dit e-mailadres kunnen wij uw bericht beantwoorden.

Facturen
Voor het opstellen van facturen heeft The Dogeffect de volgende gegevens van u nodig: Uw naam, of die van uw wettelijk vertegenwoordiger en uw adresgegevens. Ook wordt op het factuur vermeld wat de aard van de diensten/werkzaamheden waren, de datum waarop deze plaatsvonden en de kosten die hiervoor staan. Wanneer de dienst vanuit het PGB wordt betaald, dient The Dogeffect ook de voorletters en de achternaam van de budgethouder te vermelden, het burgerservicenummer (BSN) en uw adres óf het klantnummer.

Minderjarigen
The Dogeffect heeft de intentie om alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) te verwerken, indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Indien u het vermoeden heeft dat er zonder toestemming gegevens zijn verwerkt van minderjarigen (bijvoorbeeld via het contactformulier van de website) vragen wij u dit te melden via het e-mailadres ‘info@thedogeffect.nl’, wij zullen deze gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Beveiliging
Om uw gegevens te beschermen heeft The Dogeffect meerdere maatregelen genomen. Onze website is beveiligd met een SSL certificaat, evenals de e-mail. Ook wordt de website bewaakt door iThemes Security.
De laptop waarop gegevens worden opgeslagen en bewerkt is versleuteld met een wachtwoord en beveiligd met Windows Firewall en Windows Defender Antivirus. Verder zorgen wij ervoor dat wij de systemen die wij gebruiken voorzien van de nieuwste updates, zodat de beveiliging up-to-date blijft. De mobiele telefoon waar The Dogeffect gebruik van maakt is versleuteld met een patroon.

Vimexx, het hostingbedrijf achter de website van The Dogeffect neemt technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
Zij werken met de volgende beveiligingsmaatregelen:
• encryptie (versleuteling) van digitale bestanden met persoonsgegevens
• beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie
• een beveiligd intern netwerk
• back-up systeem op geografisch gescheiden plaatsen
• meerdere back-ups per dag
• dubbele uitvoering van interne systemen

Soms vinden betrokkenen het prettig om contacten ook via WhatsApp te laten verlopen. WhatsApp beveiligd de berichten met een end-to-end encryptie. Dit betekent dat een bericht ‘op slot’ gaat, zodra het verstuurd wordt. Alleen de verzender en de ontvanger hebben de ‘sleutel’ om het bericht te kunnen lezen. Dit betekent dat ook WhatsApp zelf geen toegang heeft tot de berichten. Ook slaat WhatsApp afgeleverde berichten niet op.

Dutch Assistance Dogs
Wanneer u een traject volgt waarbij Stichting Dutch Assistance Dogs betrokken is, raden wij u aan ook daarvan de privacy verklaring door te lezen. Deze verklaring is dan tevens van toepassing.